Tilføj ny faktura-automatisering

For at Storebuddy ved, hvordan dine salg skal bogføres, skal vi vide, hvordan salg betalt med forskellige betalingsmetoder skal bogføres i dit regnskabsprogram. Det gør du via det, vi kalder automatiseringer

VIGTIGT

Du skal oprette én automatisering for hver betalingsmetode, som benyttes i din webshop. Hvis du eksempelvis tilbyder dine kunder at betale via kort, bankoverførsel eller EAN, skal der oprettes tre automatiseringer. 

Du tilføjer en automatisering ved at logge ind i Storebuddy hvor du:

  1. Går til "Konto" øverst til venstre > Vælg "forretning"
  2. Klik på "indstillinger" i sidemenuen > Tryk på "Håndtering af salg til betaling via kontooverførsel eller FI-kort (herunder afsendelse af EAN-faktura)"
  3. Klik på Tilføj  automatisering
    Tilf_j_automatisering.png
Opsætning af ny automatisering

Oprettelsen af en automatisering er opdelt i tre sektioner. Disse gennemgåes herunder. Bemærk at sektionen Handling afhænger af regnskabsprogrammet.

1. Filter

Først og fremmest skal du angive, hvilke ordrer, automatiserings-profilen er gældende for. Du skal tænke på denne del, som et filter, hvor alle dine ordrer kommer ind gennem filteret, mens der efter filteret kun er de salg tilbage, som skal bogføres på netop den måde, som den måde, som du angiver i den aktuelle automatiserings-profil.

filter.png

  1. Navn

    Her kan du give et navn på automatiseringen. Navnet vil fremgå på listen over dine automatiseringer.
  2. Butik

    I flere webshopsystemer - fx Shopify og Magento - er det muligt, at have flere såkaldte butikker i samme webshop-modul. Du skal derfor vælge den butik, som den aktuelle automatisering skal gøres sig gældende for.
  3. Betalingsmetode

    Her skal du angive, hvilken betalingsmetode, den aktuelle automatisering skal gælde for. Listen over betalingsmetoderne bliver hentet direkte fra dit webshop-system.
  4. Ordrestatus

    Her skal du angive, hvilke status ordren har, når den er klar til at blive bogført.
    Er du i tvivl om, hvilken status du skal vælge, kan du klikke på dit system på listen herunder:

    • Shopify
    • WooCommerce
    • Magento
    • Prestashop
2. Metode

Bogføringsmetode

Her kan kun vælges fakturaoprettelse.

Betalingsmetode

I denne sektion skal du angive, typen for den betalingsmetode, som du valgte i filteret (pkt. 1). Du kan vælge mellem fire typer:

  1. Kreditkort

    Hvis betalingsmetoden, dækker over betalinger, som foretages via kreditkort (Dankort, VISA, Mastercard etc) skal du vælge denne metode.

     
  2. Kontant

    Hvis du ved den aktuelle betalingsmetode modtager pengene med det samme, fx i et kasseapparat etc, så skal du vælge denne metode.
  3. EAN-faktura

    Hvis kunder, som betaler via den aktuelle betalingsmetode skal modtage en EAN-faktura, skal du vælge denne metode.
  4. Faktura m/forfald (Bankoverførsel)

    Hvis kunder, som betaler via den aktuelle betalingsmetode skal modtage en helt almindelig faktura med en forfaldsdato skal du vælge denne metode.

Metode_for_ha_ndtering_af_betalinger.png

Billede: Eksempel fra Storebuddy

3. Handling (e-conomic)

I denne sektion skal du angive, hvilke handligner vi skal fortage for de salg, som indgår i filteret.

Denne guide gennemgår, hvordan du opretter en automatisering, når du har e-conomic, som regnskabsprogram.

Nedenstående guide svarer derfor til den del af automatiserings-oprettelsen, der hedder Handling.

tilf_j_automatisering_-_handling.png

Herunder gennemgår vi de fire opsætnings-afsnit, som hører under punktet Handling

Oprettelse af faktura

e-conomic_-Oprettelse_af_faktura.png

  1. Betalingsbetingelser

    Angiv den betalingsbetingelse som du ønskes benyttet ved fakturaoprettelsen.

    VIGTIGT: Listen med betalingsbetingelser hentes fra din e-conomic-konto. Det er derfor afgørende, at du har oprettet en betalingsmetingelse, som svarer overens med det valg, du har taget under Metode for håndtering af betaling.
     
    TIP: Har du brug for hjælp til at oprette en betalingsbetingelse i e-conomic kan du følge guiden: Hvordan opretter jeg en betalingsbetingelse i e-conomic?
    • Har du har valgt Kreditkort eller Kontant skal betalingsbetingelsen være af typen Betalt kontant, og denne skal henvise til kontoen "Fordeling af betalinger" Se mere i guiden: Opret "Konto til fordeling af betalinger" i e-conomic.

    • Har du angivet EAN-faktura eller Faktura m/forfald skal typen være med Netto, Løbende måned.

  2. Fakturadesign

    Angiv hvilket fakturalayout (oprettes i e-conomic), der benyttes. Du kan se, hvordan du opretter/retter et faktura layout i e-conomic i denne guide.

  3. Godkend faktura

    Ved aktivering godkendes fakturaen automatisk - hvilket betyder, at salget reelt bogføres. Alternativ efterlades en kladde i fakturaoversigten, hvorved bogføringen først effektueres ved manuel godkendelse af fakturaen i regnskabsprogrammet.

  4. Angiv ordrenummer i "Øvrig reference"

    Ved aktivering vil ordrenummeret blive tilføjet i "Øvrig reference"

Oprettelse af kunder

e-conomic_-_Oprettelse_af_kunder.png

  1. Kundegruppe

    Automatisk registrere kunder som danske
    Skal vi automatisk registrere kunder som danske, hvis der i webshoppen ikke er angivet, hvilket land de kommer fra?
  2. B2B-validering

    Ved aktivering bogføres salg som B2B-salg, hvis kundedata indeholder et CVR- eller EAN-nummer eller et virksomhedsnavn. Aktiveres funktionen ikke, bogføres salg som B2C-salg. Bemærk at kundetypen er afgørende for momssatsen, hvis du sælger til udlandet.
  3. Opdater kundedata

    Ved aktivering opdateres kundeinfo i regnskabsprogrammet, hvis der er afvigelser mellem kundeinfo i salgskanalen og regnskabsprogrammet.
    Bemærk at kundetypen - privat/virksomhed - ikke kan ændres på kunder, der eksisterer i regnskabssystem.

Bogføringsindstillinger

e-conomic_-_e-conomic_-_Bogf_ringsindstillinger.png

VIGTIGT: Du skal være opmærksom på, at varegrupperne kun er gældende for produkter, som oprettes af Storebuddy. Eksisterer produkterne på forhånd, kan de være knytte til andre varegrupper end dem du har angivet nedenfor.
  1. Varegruppe for bogføring af salg af varer/ ydelser
    Salg af varer og ydelser bogføres på denne regnskabskonto.
  2. Varegruppe for bogføring af fragt

    Fragtomkostninger, som pålægges kunden, bogføres på denne regnskabskonto. Bemærk at fragtomkostningerne er momspligtig.
  3. Varegruppe for opkrævede momsfrie gebyrer

    Gebyrer, som pålægges kunden, bogføres på denne regnskabskonto.
  4. Dimension (Afdeling)

    Vælg en dimension (afdeling) hvis du ønsker dine salg bogført under en specifik afdeling.

Storebuddy ekstra ydelser

e-conomic_-_extra.png

  1. Udfør fejlkontrol før bogføring

    Ved aktivering analyseres salg automatisk for momsfejl. Ved fejl standses bogføringen automatisk således fejlagtigt momsopkrævning undgås.
  2. Annuller bilag med valideringsfejl (anbefales)

    Angiv hvorvidt fakturakladder skal annulleres, hvis Storebuddy finder fejl i data (eksempelvis fejl i webshoppens momsberegning).

    Vianbefaler, at fakturakladder annulleres således salgsdata kan tilrettes i salgskanal-systemet - med efterfølgende automatisk genstart af bogføring.
3. Handling (Dinero)

Denne guide gennemgår, hvordan du opretter en automatisering, når du har Dinero, som regnskabsprogram.

Nedenstående guide svarer derfor til den del af automatiserings-oprettelsen, der hedder Handling.

oversigt.png

Herunder gennemgår vi de fire opsætnings-afsnit, som hører under punktet Handling

Oprettelse af faktura

Oprettelse_af_faktura.png

  1. Betalingsbetingelser

    Hvorvidt feltet skal udfyldes afhænger af, hvad du har valgt i afsnit 2: "Metode for håndtering af betaling":

    • Har du valgt Kreditkort eller Kontakt, skal du ikke vælge noget. 
    • Har du angivet Faktura m/forfald skal typen være med Netto, Løbende måned.

  2. Antal dages kredit

    Her skal fastsætte, hvor mange dages kredit kunden skal have, når de betaler med den betalingsmetode, som automatiseringen er gældende for.

  3. Godkend faktura

    Ved aktivering godkendes fakturaen automatisk - hvilket betyder, at salget reelt bogføres. Alternativ efterlades en kladde i fakturaoversigten, hvorved bogføringen først effektueres ved manuel godkendelse af fakturaen i regnskabsprogrammet.

  4. Send faktura til kunde

    Her kan du vælge om vi automatisk skal bede Dinero sende fakturaen til kunden, når den er blevet oprettet og godkendt.

  5. Vis varenumre på faktura

    Hvis du ønsker, at vi skal indsætte dine varenumre på fakturalinjerne i Dinero, skal du takke ja.  

Oprettelse af kunder

Oprettelse_af_kunder.png

  1. Automatisk registrere kunder som danske

    Her kan du vælge, om vi skal oprette kunden med landekoden DK, hvis der ikke er angivet et land på kunden på ordren. Det er oftest relevant, når der er tal om POS-salg, hvor der der ikke altid er knyttet en kunde til salget.

    Hvis der er landekode på alle salg er indstillingen overflødig, da landekoden fra ordren vil blive benyttet.

  2. B2B-validering

    Ved aktivering bogføres salg som B2B-salg, hvis kundedata indeholder et CVR- eller EAN-nummer eller et virksomhedsnavn. Aktiveres funktionen ikke, bogføres salg som B2C-salg. Bemærk at kundetypen er afgørende for momssatsen, hvis du sælger til udlandet.

  3. Opdater kundedata

    Ved aktivering opdateres kundeinfo i regnskabsprogrammet, hvis der er afvigelser mellem kundeinfo i salgskanalen og regnskabsprogrammet.

    Bemærk at kundetypen - privat/virksomhed - ikke kan ændres på kunder, der eksisterer i regnskabssystem.

Bogføringsindstillinger

Bogf_ringsindstillinger.png

  1. Konto for registrering af tilgodehavende

    Hvorvidt feltet skal udfyldes afhænger af, hvad du har valgt i afsnit 2: "Metode for håndtering af betaling":
    • Har du valgt Kreditkort skal du angive kontoen "Fordeling af betalinger". Har du ikke oprettet den endnu finder du hjælp i guiden: Opret "Konto til fordeling af betalinger"

    • Har du angivet Faktura m/forfald eller EAN-faktura skal du ikke vælge noget. 

Storebuddy ekstra ydelser

e-conomic_-_extra.png

  1. Udfør fejlkontrol før bogføring

    Ved aktivering analyseres salg automatisk for momsfejl. Ved fejl standses bogføringen automatisk således fejlagtigt momsopkrævning undgås.

  2. Annuller bilag med valideringsfejl (anbefales)

    Angiv hvorvidt fakturakladder skal annulleres, hvis Storebuddy finder fejl i data (eksempelvis fejl i webshoppens momsberegning).

    Vi anbefaler, at fakturakladder annulleres, således salgsdata kan tilrettes i salgskanal-systemet - med efterfølgende automatisk genstart af bogføring.
3. Handling (Billy)

Denne guide gennemgår, hvordan du opretter en automatisering, når du har Billy, som regnskabsprogram.

Nedenstående guide svarer derfor til den del af automatiserings-oprettelsen, der hedder Handling

Guiden er under udarbejdelse.