Bogføring af betalinger og udbetalinger (inkl. gebyrer)

Når dine kunder betaler med kort, går pengene desværre ikke direkte ind på din bankkonto. Det sammenholdt med, at din indløser udbetaler pengene i puljer, hvoraf de så også lige fratrækker betalingen for deres service, giver udslag i en række bogføringsmæssige hovedbrud, hvis du ikke sikrer dig, at din setup er gennemtænkt.

order_flow XYZ

Det der reelt sker, når kunden gennemfører checkout'en i din shop er, at kunden giver dig lov til at trække ordrebeløbet, når du sender ordren (dag Y).

Når du så har pakket ordren, og sendt den afsted mod kunden, kan du hæve betalingen. I den forbindelse skal kunden naturligvis også have en faktura, hvor de kan se, hvad de har fået leveret ligesom den fungerer som en dokumentation for, at ordren er betalt.

Den del klares oftes - når vi tales danske webshops - gennem regnskabsprogrammer som Billy, Dinero eller e-conomic, og selve oprettelsen af fakturaen ses ofte automatiseret af via services, som den vi selv tilbyder her hos Storebuddy.

Når der er tale om webshop salg, som er betalt med kort, sker registreringen af betalingen typisk i umiddelbar forlængelse af fakturaoprettelsen.

Vi ser desværre ofte, at betalingen bliver registreret på bankkontoen på dagen for afsendelsen.

 

Hvorfor er det et problem, at registrere betalingen på banken?

Det er et problem, fordi pengene ikke går ind i banken den dag, hvor du sender ordren og derfor hæver betalingen.

Det godtager SKAT naturligvis ikke. De kræver, at der er 100% overensstemmelse mellem de indbetalinger, der fremgår i regnskabet, og dem de kan se på din bankudtog. Stemmer det ikke overens har du et problem, når du skal redegøre for dit regnskab.

Men det giver også dig - eller din revisor - hovedbrud, når banken skal afstemmes i regnskabsprogrammet. Det er stort set en umulighed, hvis der i regnsskabet fremgår indbetalinger, som ikke stemmer overens med de reelle indbetalinger.

For at gøre ondt værre, udbetaler pengene sjældent enkeltvis for den enkelte ordre med dertilhøre ordrereference på dit kontoudtog (det sker kun ved rene dankortbetalinger) .

De udbetales i stedet puljer for en given periodes omsætning.

Da der ikke er nogle referencer på kontoudtoget, er det ofte en meget krævende manuel arbejdsprocess redegøre for, hvilke ordrer udbetalingen dækker over, da denne information yderst sjældent er direkte tilgængelig. Hverken hos din indløser, din betalingsgateway eller i din webshopssystem. Den eneste måde du kan se sammenhængen er ved at sammenholde - ofte arbitrære - id numre på tværs af de tre platforme. Og hvem får lige gjort det, i en travl hverdag? Jeg fik det i hvert fald aldrig gjort, da jeg tidligere drev webshop.

Som om det ikke var besværligheder nok, så er der også lige den krølle, at din indløser fratrækker en del af pengene, til at dække betalingen af deres service.

Du står altså nu tilbage med en indbetaling i din bank, hvor du er heldigt, hvis du på simpel vis - via dit kontoudtoget, dit indløser-, gateway- eller shopsystem kan redegøre for, hvilke ordrer udbetalingen dækker over.

 

Den rigtige løsning

I stedet for at registrere betalingen på banken, bør du oprette en tilgodehavendekonto til formålet.

Når en periodes omsætning så udbetales, kan indbetalingen bogføres direkte på banken på den korrekte dato.

Hvis du du i dag bogfører på banken, kan du se i denne guide, hvordan du kommer i gang med "den rigtige løsning".

Hvad skal jeg så gøre, når pengene går ind på min bankkonto?

Når pengene går ind i banken registrer du indbetalingen på banken, og som modposteringen angiver du:

  • gebyret til din indløser samt
  • nedjusteringen af dit tilgodehavende hos din indløser (ordretotalen fratrukket gebyret).

Du kan se mere i disse guides.

Mit i fortvivlensen over at tilføje flere manuelle processer på to-do-listen, skal jeg selvfølgeligt skynde mig at nævne, at Storebuddy - selvfølgeligt - har et tilbud til dig, hvor også hele processen medregistrering af udbetalinger kan håndteres smertefrit (:

Du kan læse mere om vores service til håndtering af udbetalinger og gebyrer her.

Løsningen fungerer i øjeblikket med Clearhaus, Stripe, Pensopay. Savner du din indløser på listen, så skriv gerne til os, så vi ved hvor vi skal ligge vores udviklingskræfter.

Start din gratis prøveperiode allerede i dag - klik på din indløser nedenfor.

Hvis vi endnu ikke understøtter din indløser, eller du du har nogle spørgsmål, er du som altid mere end velkommen til at kontakte os.

- automatiserer din bogføring.