Monsteret i din webshop

Bogføring af udbetalinger fra kortindløsere står højt på listen over automatiseringsønsker hos mange webshop-ejere.

Ugens gæsteindlæg er derfor yderst aktuelt da Frederik Sandgrav - bedre kendt som "Den Luddovne Bogholder"  - herunder giver sit indspark til, hvordan bogføringen af udbetalinger bør håndteres.

Frederik er uddannet HD-R, og han har gennem de sidste 20 år arbejdet med bogføring, økonomiledelse og rådgivning.

Frederik er stifter af Sandgrav Solutions, som arbejder med bogføring, regnskab og digitalisering.

Til slut må vi hellere tilføje, at Frederik på ingen måde er luddoven eller noget, der kommer i nærheden deraf. Han er blot foregangsmand, når det kommer til automatisering  - ikke mindst, når det kommer til bogføring af udbetalinger.


Indlæg

Tillykke, du har besluttet at starte en webshop. Eller også har du måske allerede én. Uanset kan du være på vej til at blive opslugt at det store administrative webshopmonster. Det kan være du allerede har opdaget det, men hvis du ikke har så kommer du meget snart til det.

“Indløsningsaftaler” som er betegnelsen for de betalingsmåder du tilbyder dine kunder på din webshop er den helt sikre vej til at få skabt et kæmpe monster. Dette vel at mærke hvis du ikke tænker dig grundigt om.

Men hvordan kan det være at jeg mener at disse indløsningsaftaler kan ende med at blive dit værste mareridt? For at give dit svaret på dette spørgsmål bliver vi nødt til at gå helt tilbage til starten på din kundens rejse.

En kunde lægger en ordre i din webshop og checket ud samt betaler. Nu begynder det alvorlige…. For på en eller anden måde skal dit salg ind i dit økonomisystem og samtidig vil du på et tidspunkt få nogle penge ind på din bankkonto.

Kobling mellem salg og betalinger

Alt efter hvilken betalingsmåder du tilbyder kan du få penge på forskellige tidspunkter og måder. Nogle udbetaler hver dag/uge/måned nogle udbetaler pr. Ordre, andre trækker et gebyr inden du får pengene og andre skal du blot betale en gebyrregning månedligt. Lad mig lige give dit et eksempel på hvordan det kan foregå:

Du sælger for 100 DKK og efter 2 dage modtager du 98 DKK. Dvs. At der skal betales 2 kroner i gebyr til din “indløser” før du får de 100 DKK. Ved nogle indløsere er det en fast pris pr. Transaktioner og andre en %del alt efter hvilken korttype din kunde har brugt. Mulighederne og kombinationerne en næsten uendelige.

Og monsteret består ganske enkelt i at finde ud af 2 ting:

  1. Hvilken kunde har du modtaget penge fra
  2. Hvor meget er der betalt i gebyr

Det kan umiddelbart virke ret enkelt, men når du først begynder at tilbyde mellem 8-10 forskellige betalingsmåder og dermed modtager penge på 8-10 forskellige måder begynder monsteret at blive stort og irriterende. Såfremt du skal håndtere/bogføre alt dette manuelt kan der sagtens blive brugt alt mellem 2-20 timer om måneden på dette. Tid der på ingen måde skaber værdi i din forretning og kun er nødvendig at bruge da de fornødne systemer ikke bliver brugt.

Skyd monsteret!

Der er heldigvis gode muligheder for at få løst problemerne automatisk og dermed få skudt monsteret. Det nemmeste ville være hvis du blot modtog dankort og kun bogføre de betalinger du fik direkte som omsætning. Ikke noget med at oprette faktura og kunder i webshoppen og den slags. Desværre er virkeligheden ofte en helt anden. Jeg vil nu beskrive 2 metoder der kan anvendes til at løse udfordringen med alle de mange forskellig betalinger du modtager. Uanset metoden starter det hele med at der bliver lavet en faktura til din kunde via dit økonomisystem.

Metode 1 – udligning af faktura

Din indbetalinger bliver udlignet med de faktura der står åbne på dine kunder. Dvs. at du f.eks splitter en samlet indbetaling op i de pågældende kunders fakturabeløb, bogfører disse og udligner faktura på kunden og samtidig bogfører gebyrbeløbet.

Man kan dog argumentere for at det ikke er retvisende at det ser ud til at der er en masse kunder der skylder dig penge indtil du modtager dem fra din indløser. Reelt set har kunden jo betalt i det sekund ordren er sendt og pengene er trukket fra kortet. At du først modtager pengene 1-2 dage eller uger senere er et forhold mellem dig og din indløser.

Metode 2 – saldometoden

Du kan i dit økonomisystem styre at såfremt en kunde har betalt med kort i din webshop, vil faktura med det samme blive betragtet som betalt. Samtidig vil beløbet vil blive flyttet hen på en seperat konto som f.eks. hedder indløser A.

Dvs. at nu skylder din kunde dig ikke penge, det er indløseren i stedet. Hvilket reelt set også er rigtigt. Når der kommer en indbetaling skal vi blot have nedskrevet kontoen der hed ”Indløser A” med det indbetalte beløb fratrukket et eventuelt gebyr.

Udligning eller saldo?

Uanset om du vælger en udbyder der tilbyder metode 1 eller 2 skal du sikre dig at der er understøttelser til alle de betalingsmetoder du tilbyder i din webshop. Eller i hvert fald til dem hvor der er den største volumen.

Ofte oplever jeg der kan være forskelle mellem det fakturabeløb der er bogført i økonomisystemet og de indbetalinger du modtager fra dine indløserer. Årsagerne til dette er mange og det kan være virkelig irriterende. Derfor kan det være værd at undersøge om den udbyder du vælger samtidig kan hjælpe med selve synkroniseringen af ordrer fra din webshop til dit økonomisystem. På denne måde sikrer du dig at der er en sammenhæng mellem dit salg og de penge du modtager. Her tænker jeg primært på de synkroniseringsfejl der ofte kan opstå